På Vindex är vi angelägna om att leva efter våra riktlinjer, principer och gällande lagar. Visselblåsarlagen anger att bolag med fler än 50 anställda skall ha en intern visselblåsarfunktion, vilket Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att följa upp. Vindex förhoppning är att det i många situationer skall kännas rimligt att prata med oss direkt om man upplevt eller observerat skeenden som inte borde förekomma, men det skall även vara möjligt att påtala sådant anonymt. Därför har vi valt att inrätta en visselblåsarkanal i samarbete med en extern leverantör för att i högre grad kunna säkerställa det bakomliggande syftet med lagen avseende anonymitet och stöd med klassificering av ärenden.
Kanalen är i enlighet med lagen avsedd att fånga upp allvarliga lagbrott eller andra allvarliga missförhållanden där det kan finnas ett intresse för allmänheten om att dessa missförhållanden blir kända. Alla anmälningar kommer att behandlas, men om de bedöms ligga utanför systemets syfte (såsom personalärenden eller dylikt) enligt den klassificering som extern part gör, så kommer de inte behandlas som visselblåsarärenden.
För att göra en anmälan går man in på en extern webbplats och fyller i ett formulär med relevant information. Ärenden utreds av HR som även vid behov med stöd av extern expertis.
OBS! För att garantera din anonymitet, rekommenderar vi dig att:
- Använda en dator utanför Vindex nätverk när du rapporterar, då webbtrafik från arbetsplatsen kan vara spårbar
- Skriv in länken nedan i din webbläsare
Rapporteringssidan finns på:
Vindex riktlinjer visselblåsning
Antagen: 2023-12-11
Datum för upprättande av riktlinjer: 2023-12-11
Bakgrund och syfte
Systemet ska tydliggöra allas ansvar att gemensamt uppmärksamma problem och områden där vi som organisation eller våra anställda inte följer rådande lagar.
Kanalen är avsedd för allvarliga brott mot svensk eller EU-lagstiftning samt allvarliga missförhållanden där det kan finnas ett intresse för allmänheten om att dessa missförhållanden blir kända.
Vindex tillämpar ett repressalieförbud för visselblåsarärenden.
Om systemet och processen
Ärenden klassificeras av oberoende part. De som bedöms vara av icke visselblåsarkaraktär lämnas tillbaka för intern hantering (såsom personalärenden eller dylikt) och de som bedöms vara visselblåsarärenden utreds vidare av HR som har i ansvar att beakta anonymitet. Om HR inte är en tillämpbar kanal (om HR tex är orsaken) lämnas ärendet istället till oberoende advokat.
Datalagring. Vi har valt en leverantör med servrar placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.
Informationshantering. Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation.
Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.
Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.
Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet uteslutande att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Om ärendet resulterar i en brottsutredning, kan man som uppgiftslämnare komma att kallas som vittne.
Ansvarig för funktionen
Vid frågor om visselblåsarfunktionen eller systemet kan du alltid vända dig till: