Interim Löneadministratör/Löneassistent (konsult)

Lönefunktionen är en hygienfaktor i varje organisation i den mening att eventuella felaktigheter i samband med utbetalningar skapar en stor negativ reaktion hos de drabbade medarbetarna, medan en korrekt utbetalning inte skapar någon reaktion överhuvudtaget. Om medarbetarna inte får sin lön utbetald korrekt eller om utbetalning uteblir blir påverkan snabbt mycket omfattande. Ett sådant missnöje vill alla organisationer proaktivt undvika genom att alltid ha en fullt fungerande lönefunktion som ser till att löner betalas ut korrekt. Att ha kompetenta och duktiga Löneadministratörer är med andra ord en mycket viktig faktor och tack vare Vindex gedigna erfarenhet när det kommer till olika bemanningslösningar för löneadministratörer har vi fått en mycket god uppfattning om vad som krävs för en bra match mellan kandidat och kund. 

Hör gärna av dig till oss om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars gärna mer längre ner.

Bakgrunden till ett behov av en konsult inom lön varierar. Det kan vara en föräldraledighet där ordinarie löneperson ska vara borta under en tidsbestämd period eller en sjukskrivning som gör att personen är borta under en bestämd eller obestämd tid framöver och behöver ersättas på kort sikt. Andra typer av scenarion kan vara ett pågående projekt som kräver en extra resurs under en tidsbegränsad period, såsom exempelvis en systemimplementation av ett nytt lönesystem, alternativt en resurs som kan stötta kortsiktigt när en medarbetare sagt upp sig och arbetet med att rekrytera in en ny person långsiktigt tar en viss tid.

I samtliga dessa fall kan Vindex tillhandahålla kompetenta och tillgängliga Lönekonsulter som på snabbt kan hoppa in och stötta verksamheten och se till att lönerna fortsätter att betalas ut trots att man har tappat någon i organisationen. Genom vårt dagliga arbeta att intervjua och kvalitetssäkra personer verksamma inom lön kan vi se till att lösa det temporära behovet som uppstått – och det med kvalitet.

Vi är väl medvetna om att behov ofta uppstår med mycket kort varsel och vi arbetar därför proaktivt med att intervjua så att vi är redo att lösa ett resursbehov redan när det uppstår.

Vi kan även erbjuda Lönespecialister med spetskompetens: exempel är erfarenhet av expats för organisationer med starka internationella inslag eller erfarenhet av systemimplementation för en organisation som står inför ett systembyte. Vi är noga med att presentera kandidater inom lön utifrån det specifika behovet.

I rollen som Löneadministratör är huvuduppgiften att se till att samtliga bolagets anställda får sina löner korrekt utbetalda.

Löneprocessen

Löneprocessen innefattar ett flertal olika delprocesser med löpande lönehantering, redovisning av skatter, avgifter och statistik, hantering av försäkringar, sjukfrånvaro och bonushantering. Likaledes hanterar man administration gällande pensioner, friskvård och traktamente, men också utläggshantering och semesterfrågor. Ofta är man administratör för löne- och tidsrapporteringssystem och agerar löpande kontaktyta gentemot de anställda i frågor som rör all lönehantering. Dessutom innefattas kontakt och rapportering till externa parter såsom myndigheter.

Bolagsstorlek

Som Löneadministratör kan rollen se olika ut, beroende av ett antal variabler såsom organisationsstruktur, bransch, samt storlek. På mindre och medelstora företag är det vanligt med helhetsansvar för samtliga löner till bolagets anställda och därigenom ett självständigt arbete med hela löneprocessen. I dessa fall är man ofta ensam i rollen, vilket kräver ett stort ansvar. I större bolag är det vanligare att man arbetar tillsammans med andra Löneadministratörer i team, eftersom arbetsbelastningen blir alltför för tung för en ensam person att bära. Även i dessa fall kan dock rollen se snarlik ut i jämförelse med förgående nämnda exempel – arbetsfördelningen inom teamet kan vara att man jämnt fördelar ut samtliga bolagets löner på teamets medlemmar, men det är även vanligt förekommande att man innehar ett helhetsansvar för hela löneprocessen för ett visst antal löner. I de allra största bolagen är det dock mer vanligt förekommande att man strukturerar upp löneprocessen i ett antal delprocesser, där varje Löneadministratör specialiserar sig inom en viss nisch av löneprocessen och enbart arbetar med denna.

Organisation som hanterar lönefunktionen

Vanligtvis ligger lönefunktionen under HR, vilket ofta innebär tillkommande arbetsuppgifter av HR-karaktär. Förutom rent lönemässiga frågor är det därför vanligt förekommande med uppgifter såsom rapportering av statistik och administration av arbetsgivarintyg, men också att agera support i frågor som rör HR och lön. Även om lönefunktionen ligger under HR är dock samarbetet och kommunikationen med ekonomiavdelning ofta mycket nära och tät.

Egenskaper och kompetens

Egenskaper som är vitala för en duktig Löneadministratör är att man är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Vidare har man en hög integritet, en god känsla för service och är flexibel och prestigelös i sitt sätt att agera. Det är viktigt att man som Lönekonsult har andra kvaliteter förutom själva administrationen. Kritiskt tänkande och handlingskraftighet är viktigt i vårt urval av rätt kandidater. Bland konsulter som kommer in på ett uppdrag med snabb uppstart är det särskilt viktigt att man är fokuserad på att leverera raskt och hands-on. Ett annat viktigt perspektiv är flexibilitet. Interimskonsulter inom lön förväntas vara mer förändringsbenägna och gillar att vara i miljöer där det händer saker.

En konsult skall självklart ha gedigen erfarenhet av att arbeta med lön. Det är inte bara antalet år som vi lägger stor vikt vid, utan även personlighet och tidigare prestationer. Allt så att rätt person hamnar på rätt plats. Att vara självgående är i högre grad viktigt som konsult än som fast anställd då det generellt finns mindre tid att lära sig under en inskolningsperiod.

Sammanfattningsvis är det viktigt med bred kunskap inom lön, mer med hänsyn till erfarenhet av att utföra arbetet och ha presterat väl, än att man skall ha gjort det i ett stort antal år. Det är även viktigt med alla personlighetsaspekter för att man skall fungera väl i med sina nya kollegor och som servicegivande part mot alla personer som skall erhålla lön.

System inom lön som ofta efterfrågas

Det finns en uppsjö av olika lönesystem som används av företagen, men de största och mest förekommande systemen är Agda, Hogia, Visma och Flex. Utöver dessa fyra finner vi även bland annat Crona Lön, Kontek, SPCS, Aditro & BL Administration. Varje system syftar givetvis till samma ändamål, men skiljer sig åt en aning i funktionalitet och utformning beroende på typ av bolag och organisation. Att ha en bred systemerfarenhet och en vana av att ha arbetat i flera av dessa ovan nämnda system är mycket positivt ur den aspekten att det underlättar processen att komma in i arbetet snabbt vid start av nytt uppdrag, därefter söker vi alltid efter systemkompetens vid tillsättning av nya konsulter.

Branscherfarenhet med särskilda aspekter på lön

Branscherfarenhet är ibland en hänsyn även om lön i grunden är en snarlik process i olika branscher. Vid en konsulttillsättning med snabb uppstart är det dock ibland av godo att ha arbetat i samma bransch tidigare. Olika typer av branscher och organisationer innebär olika typer av löneutbetalningar. Inom bank och finans existerar exempelvis vissa typer av lönearter som inte alls finns hos ett FMCG-bolag och vice versa. Likaledes hittar vi samma tendens vid jämförelse av exempelvis vissa fastighetsbolag och försäkringsbolag. Det finns även en skillnad i kollektivavtal mellan olika branscher och det förekommer att det är positivt att ha arbetat med ett en bransch av den anledningen.

Det finns i viss mån en kulturell skillnad mellan olika branscher, vilket får en betydelse i kommunikationen med de anställda. Att ha en specifik branscherfarenhet kan därför vara till fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer. En förståelse och erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att hantera och undvika situationer som kan uppstå.

Vi arbetar i huvudsak med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att erbjuda tillgängliga Lönekonsulter, men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Göteborg och Malmö samt städer som Västerås och Borås. Vårt breda nätverk av Lönekonsulter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

Prisbilden vad gäller Lönekonsulter beror givetvis på önskemål i form av grad av kompetens och erfarenhet samt grad av ansvar, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer och därmed något upptrissad prisnivå på samtliga typer av Lönekonsulter, oavsett erfarenhetsnivå. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det i mycket stor utsträckning beror på vad för specifik typ av konsultprofil som önskas. Faktorer som utbildningsbakgrund, branscherfarenheter, systemkompetens samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta. Vi har mycket god statistik för ett större antal tillsättningar och bollar gärna detta vid förfrågan från kunder och kandidater.

Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättning av interima Löneadministratörer och det råder en god konkurrens med ett flertal duktiga rekryteringsfirmor med samma inriktning på Lönekonsulter. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Wise, som länge varit den ledande rekryteringsbyrån inom lön. Även större rekryteringsbolag såsom Michael Page och Academic Work gör flera tillsättningar inom detta område och lägg därtill ytterligare någon nischad headhunter inom ekonomi som har växt mycket inom löneområdet på interimssidan, så är det enkelt att konstatera att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga Lönekonsulter och att den fina konkurrenssituationen får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.

Vindex har för bolag mellan 5-150 anställda ett service center på Gotland med outsourcad lönehantering. Som ett alternativ till egen lönehantering erbjuder vi denna tjänst för mindre bolag som inte har egen specialiserad lönepersonal på heltid.