Interim löneansvarig - under föräldraledighet, sjukskrivning eller under pågående rekrytering
I alla företag kan det hända att man snabbt men temporärt behöver fylla upp en specifik roll. Anledningarna till varför detta tillfälliga behov uppstår varierar givetvis mycket. Många gånger kan det vara till följd av att en medarbetare gått på mamma- eller pappaledighet vilket innebär att en ersättare krävs under en bestämd tidsperiod. I andra fall kan det bero på en sjukskrivning, vilket många gånger är mer svårhanterligt för företag då tidsperioden för sjukskrivningen kan vara svårbedömd för både den sjuka personen och för företaget. Ett annat scenario är att den förra löneansvariga medarbetaren säger upp sig från sitt arbete och att det i detta läge krävs en smärtfri och snabb lösning medan en långsiktig rekrytering till företaget pågår. I samtliga fall finns lyckligtvis möjligheten att snabbt tillsätta en interim löneansvarig på bestämd eller obestämd tid genom Vindex.
Vindex tillhandahåller alla typer av företag med en lösning som alla parter ska bli nöjda med. Oavsett anledning hjälper vi till att på kort tid tillsätta en löneansvarig konsult som kan stötta verksamheten så att alla organisationens anställda kan fortsätta sitt eget arbete obehindrat. Med skickliga och erfarna konsulter ser vi till att det inte blir något problem för fortsatta löneutbetalningar trots eventuellt ovanliga omständigheter och temporärt minskade mänskliga resurser.
Vi vet hur det kan vara i en organisation när det svänger mycket fort och det behövs lösningar på kort varsel. Av just denna anledning arbetar vi proaktivt för att snabbt kunna täcka era resursbehov. Detta gör vi genom att dagligen intervjua och kvalitetssäkra personer inom löneområdet. Vi erbjuder löneansvariga med olika typer av expertis och erfarenheter, bland annat kan vi bistå med konsulter från både internationella och nationella bolag och miljöer samt med erfarenheter från flera olika lönesystem. På detta vis ser vi till att alltid kunna täcka upp ett resursbortfall hos ert företag med en konsult som besitter exakt de kompetenser som organisationen anser behövs.
Löneansvarig - Arbetsbeskrivning
Den primära uppgiften för ett företags löneansvariga är att inneha det yttersta ansvaret för att samtliga av bolagets anställda får en korrekt lön utbetald i rätt tid. Rollen innebär därmed att man kontinuerligt administrerar och arbetar med processen som ligger till grund för utbetalningarna. I arbetsuppgifterna ingår redovisning av skatter, hantering av försäkringar, bonusar, sjukfrånvaro, anställningsavtal och administration av löne- och tidrapporteringssystem samt att bistå övriga avdelningar med statistik. Normalt befinner sig lönefunktionen under avdelningen HR och därmed är det inte ovanligt att det i arbetet tillkommer uppgifter av HR-karaktär. Som löneansvarig krävs till exempel att man har koll på och är behjälplig i övriga frågor relaterade till personalstyrkan. Anledningen till detta är att man som löneansvarig ofta agerar första kontakt för företagets anställda vid frågor gällande lön, anställningsavtal, sjukfrånvaro, semester, förmåner, friskvårdsbidrag, pensioner, försäkringar, m.m. Trots att den löneansvariga ofta rent formellt tillhör HR-avdelningen har man som löneansvarig vanligtvis ett tätt samarbete med ekonomiavdelningen. Detta gäller speciellt i samband med bokslut och vid kontoavstämningar. Därutöver förekommer även i vissa fall rapportering till och kontakt med externa parter såsom till exempel myndigheter.
Bolagsstorlek
En löneansvarig, med övergripande ansvar för hela löneprocessen, återfinns oftast i mellanstora eller mindre bolag. Rollen kan se varierande ut beroende på i vilken bransch som företaget verkar samt antalet anställda som konsulten ansvarar för löneutbetalningar till. Som löneansvarig är man ofta ensam i sin funktion vilket kräver att man kan sin roll till fullo. Arbetar man i ett större företag, exempelvis som löneadministratör, är det istället vanligt att man är en del av ett team tillsammans med andra löneadministratörer och en lönechef. Att vara ensam löneansvarig är däremot en god lösning så länge som inte arbetsbelastningen blir för stor på grund av att antalet anställda är fler än vad en person kan hantera. Det övergripande ansvaret hos ett mindre eller mellanstort bolag utgör den största skillnaden gentemot lönefunktionen i ett större bolag.
Egenskaper och kompetens
De allra viktigaste egenskaperna en löneadministratör bör besitta är att denne är noggrann, ansvarstagande, och välstrukturerad. Det är även av vikt att man innehar god serviceförmåga, är tillförlitlig, flexibel och prestigelös i sitt agerande. Hos vårt urval av konsulter med löneansvar anser vi det dessutom viktigt att man innehar kvaliteter som inte nödvändigtvis är sammanlänkade med själva löneadministrationen. Vi är noggranna med att vår pool av konsulter skall bestå av handlingskraftiga personer med ett fokus på att snabbt känna sig bekväma i sin nya roll och därmed kvickt och smärtfritt få igång företagets lönefunktion. Andra viktiga egenskaper hos våra konsulter är att de är kritiskt tänkande och inte är främmande för förändringar inom företagets funktioner och system.
Att våra konsulter är flexibla är viktigt för oss då vi förstår att oväntade förändringar hos företag ofta kan vara en starkt bidragande orsak till att en konsult överhuvudtaget behövs. Förutom flexibilitet är givetvis tidigare erfarenhet en viktig faktor att ta hänsyn till hos en konsult. Just erfarenhet är ofta en viktigt faktor när det kommer till att kunna åstadkomma ett snabbt och smärtfritt personalbyte i lönefunktionen. Värt att notera är att inte endast antalet år av erfarenhet är betydande för oss när vi matchar konsulter med företag. Enligt oss består erfarenhet utöver antal år även av tidigare prestationer, på vilken nivå personen i fråga arbetat tidigare samt hur intresserad denna genom sin karriär har varit av att lära sig mer. Utöver dessa mer specifika faktorer ser vi alltid till att våra löneansvariga konsulter är mycket självgående och att de har en förmåga att snabbt sätta sig in i och förstå nya organisationer.
Sammanfattningsvis är det av stor vikt att kunskapen hos en löneansvarig är bred, något som inte bör mätas utifrån antal år i rollen utan genom prestationer och en vilja utvecklas. Vi värderar det även högt att den löneansvariga har goda sociala förmågor. Att vara en skicklig kommunikatör är viktigt för att konsulten ska fungerar väl med kollegor inom närliggande funktioner men även för att uppgiften som support gentemot övriga delar av organisationen skall kunna utföras väl.
System som används inom lönesegmentet
En betydande del av arbetet som utförs av den löneansvariga sker i företagets lönesystem. Det finns idag en hel uppsjö av olika system som används hos företag runtom i landet. De vanligast förekommande systemen är Agda, Visma, Flex och Hogia, medan andra system inkluderar Crona Lön, MaxPA, SPCS, Kontek, BL Administration och Aditro. Trots att alla dessa system används för att i slutändan tillgodose samma behov så är det inte ovanligt att de används på olika vis. Hur de används påverkas bland annat av systemets utformning och funktionalitet, men det beror även på branschen och organisationen de återfinns i. För att snabbt kunna förstå hur systemet används i ett nytt företag krävs en god erfarenhet av och vana att jobba i samma eller liknande system. Givetvis är detta är en viktig faktor för att som konsult lyckas med en kvick och effektiv uppstart, varför vi gör vårt bästa för att se till att våra konsulter har god kunskap om de system som används hos de företag där de tillsätts.
Branscherfarenhet
För att vår konsult skall passa företaget så bra som möjligt tar vi alltid hänsyn till vilken branscherfarenhet denna har. Detta har bevisats vara en stor fördel både för konsulten som med enkelhet kan komma in i arbetet och för företaget som obehindrat kan fortsätta sin verksamhet. Att denna typ av matchning är fördelaktig beror på att man slipper problem som kan orsakas av att mycket inom löneområdet kan variera baserat på bransch. Inom bank och finans finns till exempel vissa lönearter som man ej kan hitta hos ett företag inom exempelvis FMCG-branschen, och vice versa. På samma vis finns skillnader mellan till exempel fastighetsbolag och försäkringsbolag. En ytterligare faktor som kan skilja branscher emellan är kollektivavtal, något som den löneansvarige bör ha noggrann koll på. En branscherfaren konsult hanterar kollektivavtal med enkelhet medan någon med mindre erfarenhet av en specifik bransch givetvis får en längre startsträcka. Utöver dessa mer påtagliga skillnader finns där även kulturella olikheter mellan branscher, något som bland annat påverkar kommunikationen med de anställda. Till exempel vet den branschvana konsulten vilka frågor som kan tänkas förekomma gällande bland annat, semester, sjukfrånvaro och lön. Den branschvana löneansvariga har även en förförståelse för de anställda inom företaget och deras behov. Utifrån detta blir det tydligt varför branscherfarenhet är en betydande faktor för oss när konsulter matchas med företag.
Löneansvariga i Stockholm och andra regioner
Vindex arbetar till den största delen med tillsättningar av konsulter inom Stockholmsregionen och de närliggande orterna Uppsala och Södertälje. Vi är däremot inte främmande för att i enstaka fall tillsätta löneansvariga i andra regioner. Vid tidigare tillfällen har vi till exempel tillsatt konsulter i andra storstadsregioner såsom Malmö, Göteborg, Västerås och Borås. Som bäst är vi däremot inom Stockholmsområdet då det är där vi arbetat upp vårt breda nätverk av löneansvariga konsulter.
Pris för löneansvariga konsulter
Vi gör alltid vårt bästa för att tillsätta den bäst matchande konsulten utifrån ett företags verksamhet, önskemål och krav. Att sätta en specifik prisnivå utan att ta hänsyn till konsultprofilen som efterfrågas är ej möjligt då priset till stor utsträckning beror på faktorer som kompetens och erfarenhet tillsammans med utbildningsbakgrund, branscherfarenhet, systemkunskap och ansvarsgrad. Vi har däremot god statistik på området efter ett stort antal tidigare tillsättningar och är öppna för att diskutera både konsultprofil och prissättning. Värt att notera är att en längre period av lågt utbud men hög efterfrågan av löneansvariga har gett upphov till en upptrissad lönenivå för rollen och därmed också en högre prisnivå för lönekonsulter.
Rekryteringsfirmor som arbetar med tillsättning av löneansvariga konsulter
Det finns givetvis flera duktiga företag som likt Vindex erbjuder tillsättningar av konsulter med löneansvar. En stor och välomtyckt aktör som utgör en god konkurrent till oss är rekryteringsfirman Wise som länge varit den ledande rekryteringsbyrån inom löneområdet. Även mer övergripande rekryteringsbolag som exempelvis Michael Page och Academic Work gör tillsättningar inom detta område. Dessa tillsammans med mer nischade konsultbolag inom ekonomiområdet gör det tydligt att det råder goda valmöjligheter för organisationer på jakt efter duktiga lönekonsulter. Den goda konkurrenssituation vi befinner oss i är en bidragande orsak till att vi på Vindex gör vårt allra bästa för att bibehålla vår höga kvalité.
Vindex outsourcade lönehantering
För bolag mellan 5 och 150 anställda erbjuder vi på Vindex en outsourcad lösning genom vårt service center på Gotland. Detta är ett alternativ till en intern lönehantering och är därmed en perfekt lösning för ett mindre företag som inte är i behov av egen heltidspersonal inom lönefunktionen.
