Interim ekonomiassistent

Interim ekonomiassistent vid föräldravikariat, projekt eller sjukskrivning

Orsaken till att behov av en konsult uppstår på våra kunders ekonomiavdelningar uppstår varierar. En vanlig anledning kan vara en mammaledighet alternativt en pappaledighet där ordinarie person ska vara borta under en tidsbestämd period, alternativt en sjukskrivning som gör att personen är borta under en bestämd eller obestämd tid framöver och därmed behöver ersättas temporärt.

Andra typer av scenarion kan vara ett pågående projekt som kräver en extra resurs under en tidsbegränsad period, såsom exempelvis en systemimplementation av ett nytt ERP-system, eller så uppstår behov av stöttning kortsiktigt när en medarbetare säger upp sig och arbetet med att rekrytera in en ny person långsiktigt tar en viss tidsperiod i anspråk.

I alla ovan beskrivna scenarion kan Vindex lösa det akuta resursbehovet genom att tillhandahålla kompetenta konsulter tillgängliga nu som snabbt kan hoppa in och arbeta. Genom vårt dagliga arbeta att specifikt intervjua och kvalitetssäkra ekonomiassistenter kan vi se till att med snabbhet erbjuda en kvalitativ lösning på det temporära behovet som uppstått. Vi genomför i samband med intervjuerna ett kunskapstest inom redovisning, för att på så sätt kvalitetssäkra graden av kompetens.

Vi vet att behovet av en temporär resurs inte sällan uppstår plötsligt och utan förvarning och vi är därför proaktiva i vårt arbete med dagliga intervjuer och kan därmed lösa behovet av en extra resurs med mycket kort varsel. Behövs exempelvis en ekonomiassistent med särskilda kunskaper, till exempel ekonomisystem som SAP, Oracle, Agresso, redovisningsprinciper som K2, K3, IFRS eller med kunskaper om andra länders redovisningsprinciper kan vi även tillhandahålla detta.

Rollbeskrivning ekonomiassistent

I rollen som ekonomiassistent kan man antingen arbeta med leverantörsreskontra, kundreskontra eller både och. På mindre bolag är det vanligt att man arbetar i breda roller och då ingår det exempelvis att stötta redovisningsansvarige personen med samtliga delar i redovisningsprocessen, medan det på större bolag är vanligt att man arbetar nischat, dvs. enbart med kundreskontra. I ett större företag kan det vara viktigt med erfarenhet av stora flöden medan i ett mindre med erfarenhet av helhetsperspektivet då man förväntas arbeta självständigt med ansvar inom hela området.

Arbetsprocessen

I rollen som ekonomiassistent ingår följande arbetsuppgifter, typiskt sett; fakturering och bokföring av kundordrar, Inläsning av inbetalningsfiler samt bokföring av inbetalningar/återbetalningar, krav- och påminnelsehantering, scanning, betalning och bokföring av leverantörsfakturor, fakturaavprickning av varuinköp mot inköpsorder, registerunderhåll, upplägg av periodiseringar/fasta verifikat i affärssystemet, avstämningar av relevanta huvudbokskonton vid månadsbokslut och delaktighet i arbetet med månads- och årsbokslut.

Redovisningsavdelningen och dess utformning

Redovisningsavdelningen kan beskrivas som själva navet i ekonomiavdelningen och innehar en vital betydelse i små, mellanstora och stora bolag. På mindre bolag är det inte helt ovanligt att det är en ensam person som har hand om hela det ekonomiska ansvaret och denne person brukar i regel titulera sig ekonomiansvarig. På mindre mellanstora bolag är det vanligt med flera anställda på ekonomiavdelningen, bestående av en ekonomichef och en eller ett par anställda till som arbetar med titlar såsom ekonomiassistent eller redovisningsekonom.

På större bolag och i koncerner består i regel redovisningsavdelningen av många fler anställda och hela funktionen är uppbyggd på ett mer boxat vis. Exempelvis finns det ofta en uppdelning ner på detaljnivå vad gäller fakturering; att ha en leverantörsreskontragrupp och en kundreskontragrupp är vanligt förekommande. Dessa grupper hanterar enbart processen kring fakturering till leverantörer respektive kunder. Personerna som arbetar på dessa avdelningar benämns vanligtvis med titeln ekonomiassistent. Ett steg ovanför dessa funktioner hittar man ofta redovisningsekonomerna, som arbetar med den löpande bokföringen och redovisningen. I vissa fall sker en ansvarsfördelning på bolag, dvs. att varje redovisningsekonom har ett helhetsansvar för varje bolags redovisning, eller så arbetar man gemensamt och har en mer flytande ansvarsfördelning baserat på arbetsbörda.

Rapportering sker i vanligtvis en redovisningschef alternativ en ekonomichef/CFO, som har ett övergripande ansvar för hela redovisningsavdelningen. I de största bolagen finns ofta en redovisningschef som i sin tur rapporterar till en ekonomichef/CFO. På dessa bolag/koncerner innehar ekonomichefen/CFO:n en mer strategisk roll och arbetar i regel inte på någon operativ nivå överhuvudtaget.

Egenskaper och kompetens

Rollen som ekonomiassistent passar personer som trivs med att arbeta med administrativa uppgifter, är ansvarstagande och finner stimulans i att arbeta självständigt. Det kan också vara en plattform för en vidare karriär inom ekonomiavdelning där man vill göra ett starkt första intryck. Det är av stor vikt att man trivs med förändringsarbete och effektivisering. Nya rutiner kan implementeras och det är därför meriterande att kunna ge förslag på förbättringsåtgärder. Som person får man gärna vara positiv och noggrann, utan att göra avkall på effektivitet. I många fall innefattas externa relationer gentemot kunder och leverantörer, vilket innebär att det är viktigt att man är bra på att kommunicera.

Andra egenskaper som värdesätts är en vana att arbeta mot deadlines och i perioder klara av att arbeta under tidspress. Vidare värdesätts en förmåga att leverera med kvalitet och en utmärkt samarbetsförmåga. Man bör också vara detaljorienterad och brinna för arbetet på detaljnivå.

Kompetens av olika ekonomisystem

Det förekommer många olika ekonomisystem bland företagen, oftast beroende på företagets storlek vilket system som används. Bland de mest vanliga och de som företagen efterfrågar kunskaper i är SAP, Agresso, Navision eller Visma. Raindance är också ett system där vissa förkunskaper ibland krävs eller efterfrågas. Det som skiljer de olika systemen åt är oftast systemets kapacitet, rapportsystem och hur det fungerar i allmänhet, men ändamålet är samma. Förutom själva ekonomisystemen krävs också ofta goda kunskaper i Excel för att bearbeta och komplettera ekonomisystemets rådata. En god förförståelse för ett ekonomisystem anses helt enkelt som mycket positivt och bidrar till att man snabbare kan leverera resultat i rollen som konsult.

Erfarenheter från olika branscher

Branscherfarenhet kan i vissa fall nästintill vara av fundamental betydelse. Detta gäller i synnerhet vid en konsulttillsättning med snabb uppstart. Olika typer av branscher och organisationer innebär helt klart olika grad av komplexitet. Vidare finns en stor skillnad i att ha arbetat i en större internationell organisation kontra ett mindre svenskt bolag, med vitt skilda uppfattningar och ibland skilda regelverk kring hur man tolkar och använder sifforna som beslutsunderlag. Det finns i stor mån en kulturell skillnad mellan olika branscher också, vilket får en betydelse i kommunikationen inom organisationen. Att ha en specifik branscherfarenhet kan därför vara till fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer. En förståelse och erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att proaktivt undvika problemfyllda situationer som annars lätt kan uppstå.

Interima ekonomiassistenter i Stockholm

Vi arbetar i huvudsak med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att erbjuda tillgängliga ekonomiassistenter, men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Malmö och Göteborg. Vårt breda nätverk av ekonomiassistenter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

Pris per timme för ekonomiassistenter

Pris per timme vad gäller ekonomiassistenter beror i stor utsträckning på önskemål i form av grad av erfarenhet och kompetens, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer och därigenom en något upptrissad prisnivå på samtliga typer av roller inom redovisning, oavsett junior eller senior profil. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det varierar beror på vad för specifik typ av konsultprofil som efterfrågas. Faktorer som utbildning, branscherfarenheter, samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta. Vi har mycket god statistik för ett större antal tillsättningar och bollar gärna detta vid förfrågan från kunder och kandidater.

Rekryteringsbyråer som arbetar med tillsättning av interima ekonomiassistenter

Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättning av ekonomiassistenter och det råder en god konkurrens med ett flertal duktiga rekryteringsfirmor med samma inriktning. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Academic Work, men det finns även nischade konkurrenter i likhet med oss, såsom Gazella, som har vuxit snabbt senaste åren. Det kan utan tvekan konstateras att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga ekonomiassistenter och att den fina konkurrenssituationen bland headhunters får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.