Rekrytering löneassistent - Vindex AB

Rekrytering löneassistent


Rekrytering löneassistent

Vindex tillsättningar av lönekonsulter har ökat och kommit att bli ett av våra främsta och starkaste områden. Vi intervjuar fler och fler löneassistenter som antingen är i slutet av/precis avslutat sin löneutbildning eller har praktisk erfarenhet som löneassistent. Dessa kandidater är i början av sin karriär inom lön och intresserade av att byta/påbörja en roll som löneassistent. Vi fokuserar på att skapa förståelse för vilken praktisk erfarenhet de har från exempelvis sina LIA-perioder och vilka områden inom lön de kommit i kontakt med. Det är också viktigt att vi noterar vilka lönesystem de suttit i för att skapa en kortare uppstartssträcka i framtida roller. En av de viktigaste aspekterna är att få en korrekt uppfattning av personen och var den skulle passa, för att sedan kunna göra en bra matchning. Driv, initiativtagande och en bra inställning är något vi ser mycket positivt på och ständigt letar efter i kandidaterna.

Då lönefunktionen är en så betydande del i alla organisationer, kan misstag och felaktigheter gällande lönerna skapa stora negativa konsekvenser och frustration hos de som påverkas. Ett företag kan genom en välfungerande löneavdelning minimera de här riskerna och på så sätt se till att samtliga löner betalas ut felfritt. Ofta är lönefunktionen utsatt för hög arbetsbelastning under lönekörningen och därför behövs ansvarsfulla och kompetenta löneassistenter för att avlasta övriga lönepersoner.

Hör gärna av dig till oss om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars gärna mer längre ner.

Marie Tolf

Rekryterare

+46 70-171 81 93


Lönechefer, löneadministratörer och redovisningsekonomer
Marie Tolf har tidigare arbetat inom löneområdet och inom redovisning samt har erfarenhet från både outsourcing och inhouseroller. Senast kommer hon från en tjänst som teamledare inom lön på redovisningsbyrån Fortner. Hon har även arbetat som löneansvarig i hotell- och restaurangbranschen, implementationskonsult inom lönesystem och redovisningsekonom. Marie har studerat ekonomi och juridik vid Stockholms universitet.

Rekrytering av löneassistent vid långsiktigt behov

Ibland dyker det upp ett behov av en långsiktig lösning i form av en rekrytering av en person. På en arbetsmarknad som har förändrats från att ha varit relativt konstant med generellt få byten av jobb har vi i nuläget en snabbrörlig arbetsmarknad som karaktäriseras av betydligt fler byten av jobb, både inom och emellan branscher. Detta medför att företag allt oftare hamnar i situationer där medarbetare väljer att lämna och därmed tvingas sätta upp en rekryteringsprocess för att hitta ersättare.

Att på egen hand driva rekryteringsprocesser är dock ett mycket omfattande arbete och tar i både resurser och tid i anspråk. Därför väljer många att ta hjälp externt och Vindex har mångårig erfarenhet av att hjälpa våra kunder med just detta. Ett dagligt arbete med att intervjua löneassistenter i Stockholm har gett oss en god insikt och en god överblick över en majoritet av personer som är verksamma inom lön och vi kan därför tillhandahålla kompetenta förslag på personer på en förhållandevis kort notis.

Vid en rekrytering lägger vi stort värde på rätt kompetens, men samtidigt att personen passar in i gruppen. Processen ser därmed lite annorlunda ut i jämförelse med hur processen ser ut vid konsulttillsättningar. Med utgångspunkt i vad kunden önskar och hur dess arbetsmiljö ser ut, screenar vi fram kandidater utifrån det specifika behovet och hittar rätt person med avseende på kompetens och personlighet. Processen är också annorlunda i det att samtliga slutkandidater testas både i personlighet och kompetens i syfte att kvalitetssäkra och på slutkandidater genomförs också en bakgrundskontroll.

Vi är väl medvetna om att behov ofta uppstår med mycket kort varsel och vi arbetar därför proaktivt med att intervjua så att vi är redo att lösa ett resursbehov redan när det uppstår. I vissa fall kan det vara så pass bråttom att få en person att man inte har tid att vänta på uppsägningstid. I dessa fall erbjuder vi en så kallad hyrköpslösning. Detta innebär att vi presenterar konsulter som är tillgängliga att starta omgående, men som kan tänka sig att på sikt bli anställda hos kunden. Denna lösning är mycket uppskattad både bland kunder och kandidater – båda sidor får chansen att känna på hur det fungerar i det dagliga arbetet under en period och sedan därefter gemensamt ta ett beslut om fast anställning direkt hos kunden. I praktiken innebär detta att provanställningen ligger hos Vindex.

Vi kan även erbjuda lönespecialister med spetskompetens: exempel är erfarenhet av expats för organisationer med starka internationella inslag eller erfarenhet av systemimplementation för en organisation som står inför ett systembyte. Vi är noga med att presentera kandidater inom lön utifrån det specifika behovet.

Arbetsbeskrivning löneassistent

I rollen som löneassistent är huvuduppgiften att assistera löneavdelningen och se till att samtliga bolagets anställda får sina löner korrekt utbetalda.

Löneprocessen

Löneprocessen innefattar ett flertal olika delprocesser med löpande lönehantering, redovisning av skatter, avgifter och statistik, hantering av försäkringar, sjukfrånvaro och bonushantering. Likaledes hanterar man administration gällande pensioner, friskvård och traktamente, men också utläggshantering och semesterfrågor. Ofta är man administratör för löne- och tidsrapporteringssystem och agerar löpande kontaktyta gentemot de anställda i frågor som rör all lönehantering. Dessutom innefattas kontakt och rapportering till externa parter såsom myndigheter.

Bolagsstorlek

Som löneassistent kan rollen se olika ut, beroende av ett antal variabler såsom organisationsstruktur, bransch, samt storlek. På mindre och medelstora företag är det vanligt med helhetsansvar för samtliga löner till bolagets anställda och därigenom ett självständigt arbete med hela löneprocessen. I dessa fall är man ofta ensam i rollen, vilket kräver ett stort ansvar. I större bolag är det vanligare att man arbetar tillsammans med andra löneassistenter i team, eftersom arbetsbelastningen blir alltför för tung för en ensam person att bära. Även i dessa fall kan dock rollen se snarlik ut i jämförelse med förgående nämnda exempel – arbetsfördelningen inom teamet kan vara att man jämnt fördelar ut samtliga bolagets löner på teamets medlemmar. I de allra största bolagen är det dock mer vanligt förekommande att man strukturerar upp löneprocessen i ett antal delprocesser, där varje man som löneassistent kan specialisera sig inom en viss nisch av löneprocessen och enbart arbetar med denna.

Organisation som hanterar lönefunktionen

Vanligtvis ligger lönefunktionen under HR, vilket ofta innebär tillkommande arbetsuppgifter av HR-karaktär. Förutom rent lönemässiga frågor är det därför vanligt förekommande med uppgifter såsom rapportering av statistik och administration av arbetsgivarintyg, men också att agera support i frågor som rör HR och lön. Även om lönefunktionen ligger under HR är dock samarbetet och kommunikationen med ekonomiavdelning ofta mycket nära och tät.

Egenskaper och kompetens

Egenskaper som är vitala för en duktig löneassistent är att man är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Vidare har man en hög integritet, en god känsla för service och är flexibel och prestigelös i sitt sätt att agera. Det är viktigt att man som löneassistent har andra kvaliteter förutom själva administrationen. Kritiskt tänkande och handlingskraftighet är viktigt i vårt urval av rätt kandidater. Ett annat viktigt perspektiv är flexibilitet.

Sammanfattningsvis är det viktigt med bred kunskap inom lön, mer med hänsyn till erfarenhet av att utföra arbetet och ha presterat väl, än att man skall ha gjort det i ett stort antal år. Det är även viktigt med alla personlighetsaspekter för att man skall fungera väl i med sina nya kollegor och som servicegivande part mot alla personer som skall erhålla lön.

System inom lön som ofta efterfrågas

Det finns en uppsjö av olika lönesystem som används av företagen, men de största och mest förekommande systemen är Agda, Hogia, Visma och Flex. Utöver dessa fyra finner vi även bland annat Crona Lön, Kontek, SPCS, Aditro & BL Administration. Varje system syftar givetvis till samma ändamål, men skiljer sig åt en aning i funktionalitet och utformning beroende på typ av bolag och organisation. Att ha en bred systemerfarenhet och en vana av att ha arbetat i flera av dessa ovan nämnda system är mycket positivt ur den aspekten att det underlättar processen att komma in i arbetet snabbt vid start av nytt uppdrag, därefter söker vi alltid efter viss systemkompetens vid tillsättning av nya löneassistent

Branscherfarenhet med särskilda aspekter på lön

Branscherfarenhet är ibland en hänsyn även om lön i grunden är en snarlik process i olika branscher. Vid en rekrytering av en löneassistent är det ofta av godo att ha arbetat i samma bransch tidigare. Olika typer av branscher och organisationer innebär olika typer av löneutbetalningar. Inom bank och finans existerar exempelvis vissa typer av lönearter som inte alls finns hos ett FMCG-bolag och vice versa. Likaledes hittar vi samma tendens vid jämförelse av exempelvis vissa fastighetsbolag och försäkringsbolag. Det finns även en skillnad i kollektivavtal mellan olika branscher och det förekommer att det är positivt att ha arbetat med ett en bransch av den anledningen.

Det finns i viss mån en kulturell skillnad mellan olika branscher, vilket får en betydelse i kommunikationen med de anställda. Att ha en specifik branscherfarenhet kan därför vara till fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer. En förståelse och erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att hantera och undvika problemfyllda situationer som kan uppstå.

Löneassistenter i Stockholm

Vi arbetar i huvudsak med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att tillsätta löneassistenter men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Göteborg och Malmö samt städer som Västerås och Borås. Vårt breda nätverk av löneassistenter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

Lön för löneassistenter

Lönespannet vad gäller löneassistenter beror givetvis på önskemål i form av grad av kompetens och erfarenhet samt grad av ansvar, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer gällande samtliga löneassistenter, oavsett nivå. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det i mycket stor utsträckning beror på vad för specifik typ av profil som önskas. Faktorer som utbildningsbakgrund, branscherfarenheter, systemkompetens samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta. Vi har mycket god statistik för ett större antal tillsättningar och bollar gärna detta vid förfrågan från kunder och kandidater.

Rekryteringsfirmor som arbetar med tillsättning av löneassistenter

Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättningar av löneassistenter och det råder en god konkurrens med ett flertal duktiga rekryteringsfirmor med samma inriktning på lönepersoner. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Wise, som länge varit den ledande rekryteringsbyrån inom lön. Även större rekryteringsbolag såsom Michael Page och Academic Work gör flera tillsättningar inom detta område och lägg därtill ytterligare ett par nischade rekryteringsföretag inom ekonomi som har växt mycket inom löneområdet gällande rekryteringar, så är det enkelt att konstatera att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga löneassistenter och att den fina konkurrenssituationen får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.

Vindex outsourcad lönehantering

Vindex har för bolag mellan 5-150 anställda ett service center på Gotland med outsourcad lönehantering. Som ett alternativ till egen lönehantering erbjuder vi denna tjänst för mindre bolag som inte har egen specialiserad lönepersonal på heltid.
 
KONTAKT