Interim löneassistent (konsult) - Vindex AB

Interim löneassistent (konsult)


Interim löneassistent (konsult)

Vindex tillsättningar av lönekonsulter har ökat och kommit att bli ett av våra främsta och starkaste områden. Vi intervjuar fler och fler löneassistenter som antingen är i slutet av/precis avslutat sin löneutbildning eller har praktisk erfarenhet som löneassistent. Dessa kandidater är i början av sin karriär inom lön och intresserade av att byta/påbörja en roll som löneassistent. Vi fokuserar på att skapa förståelse för vilken praktisk erfarenhet de har från exempelvis sina LIA-perioder och vilka områden inom lön de kommit i kontakt med. Det är också viktigt att vi noterar vilka lönesystem de suttit i för att skapa en kortare uppstartssträcka i framtida roller. En av de viktigaste aspekterna är att få en korrekt uppfattning av personen och var den skulle passa, för att sedan kunna göra en bra matchning. Driv, initiativtagande och en bra inställning är något vi ser mycket positivt på och ständigt letar efter i kandidaterna.

Då lönefunktionen är en så betydande del i alla organisationer, kan misstag och felaktigheter gällande lönerna skapa stora negativa konsekvenser och frustration hos de som påverkas. Ett företag kan genom en välfungerande löneavdelning minimera de här riskerna och på så sätt se till att samtliga löner betalas ut felfritt. Ofta är lönefunktionen utsatt för hög arbetsbelastning under lönekörningen och därför behövs ansvarsfulla och kompetenta löneassistenter för att avlasta övriga lönepersoner.

Hör gärna av dig till oss om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars gärna mer längre ner.

Marie Tolf

Rekryterare

+46 70-171 81 93


Lönechefer, löneadministratörer och redovisningsekonomer
Marie Tolf har tidigare arbetat inom löneområdet och inom redovisning samt har erfarenhet från både outsourcing och inhouseroller. Senast kommer hon från en tjänst som teamledare inom lön på redovisningsbyrån Fortner. Hon har även arbetat som löneansvarig i hotell- och restaurangbranschen, implementationskonsult inom lönesystem och redovisningsekonom. Marie har studerat ekonomi och juridik vid Stockholms universitet.

Interim löneassistent som vikarie, under projekt eller under pågående rekrytering

Bakgrunden till ett behov av en konsult inom lön varierar. Det kan bero på att en ordinarie löneperson ska gå på föräldraledighet eller behövt sjukskriva sig. Det kan både handla om en tidsbegränsad period eller att personen är borta på obestämd tid men behovet behöver ersättas omgående. Det kan också uppstå situationer där bolaget behöver en extra person under ett pågående projekt så som systemimplementation eller att någon på löneavdelningen sagt upp sig och man behöver en tillfällig resurs under tiden man rekryterar in en ny anställd.
Oavsett bakgrund till behovet kan Vindex snabbt leverera löneassistenter enligt våra kunders behov, både vad det gäller kompetens och tillgänglighet. Detta för att inte bolaget ska hamna i en situation där lönerna inte betalas ut på ett korrekt sätt trots att man är en resurs mindre i organisationen. Då vi varje dag intervjuar och kompetenssäkrar lönepersoner kan vi på att kvalitativt sätt hjälpa till med det tillfälliga glapp som uppstått i organisationen.
Vi är väl medvetna om att behov ofta uppstår med mycket kort varsel och vi arbetar därför proaktivt med att intervjua så att vi är redo att lösa ett resursbehov redan när det uppstår.
Vi kan även erbjuda lönespecialister med spetskompetens: exempel är erfarenhet av expats för organisationer med starka internationella inslag eller erfarenhet av systemimplementation för en organisation som står inför ett systembyte. Vi är noga med att presentera kandidater inom lön utifrån det specifika behovet.

Rollbeskrivning löneassistent

I rollen som löneassistent är huvuduppgiften att assistera löneadministratörerna på olika sätt och se till att samtliga bolagets anställda får sina löner korrekt utbetalda.

Löneprocessen

Löneprocessen innefattar ett flertal olika delprocesser med löpande lönehantering, redovisning av skatter, avgifter och statistik, hantering av försäkringar, sjukfrånvaro och bonushantering. Likaledes hanterar man administration gällande pensioner, friskvård och traktamente, men också utläggshantering och semesterfrågor. Ofta är man administratör för löne- och tidsrapporteringssystem och agerar löpande kontaktyta gentemot de anställda i frågor som rör all lönehantering. Dessutom innefattas kontakt och rapportering till externa parter såsom myndigheter.

Bolagsstorlek

Som löneassistent kan rollen se olika ut, beroende av ett antal variabler såsom organisationsstruktur, bransch, samt storlek. På mindre och medelstora företag är det vanligt med ett större ansvar för samtliga löner till bolagets anställda och därigenom ett mer självständigt arbete med assistans för hela löneprocessen. I större bolag är det vanligare att man arbetar tillsammans med andra löneassistenter i team, eftersom arbetsbelastningen blir alltför för tung för en ensam person att bära. Även i dessa fall kan dock rollen se snarlik ut i jämförelse med förgående nämnda exempel – arbetsfördelningen inom teamet kan vara att man jämnt fördelar ut samtliga bolagets löner på teamets medlemmar. I de allra största bolagen är det dock mer vanligt förekommande att man strukturerar upp löneprocessen i ett antal delprocesser, där varje löneassistent hjälper till med en viss del av löneprocessen och enbart arbetar med denna.

Organisation som hanterar lönefunktionen

Vanligtvis ligger lönefunktionen under HR, vilket ofta innebär tillkommande arbetsuppgifter av HR-karaktär men för just löneassistenter är detta inte så vanligt till en början. Dock kan det, förutom rent lönemässiga frågor, förekomma uppgifter såsom rapportering av statistik och administration av arbetsgivarintyg, men också att agera support i frågor som rör HR och lön. Även om lönefunktionen ligger under HR är dock samarbetet och kommunikationen med ekonomiavdelning ofta mycket nära och tät.

Egenskaper och kompetens

Egenskaper som är vitala för en duktig löneassistent är att man är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Vidare har man en hög integritet, en god känsla för service och är flexibel och prestigelös i sitt sätt att agera. Det är viktigt att man som lönekonsult har andra kvaliteter förutom själva administrationen. Kritiskt tänkande och handlingskraftighet är viktigt i vårt urval av rätt kandidater. Bland konsulter som kommer in på ett uppdrag med snabb uppstart är det särskilt viktigt att man är fokuserad på att leverera raskt och hands-on. Ett annat viktigt perspektiv är flexibilitet. Interimskonsulter inom lön förväntas vara mer förändringsbenägna och gillar att vara i miljöer där det händer saker.

En konsult skall självklart ha viss erfarenhet av att arbeta med lön, alternativt ha gått en fullständig löneutbildning. Det är inte bara antalet år som vi lägger stor vikt vid, utan även personlighet och tidigare prestationer. Allt så att rätt person hamnar på rätt plats. Att vara självgående är i högre grad viktigt som konsult än som fast anställd då det generellt finns mindre tid att lära sig under en inskolningsperiod.

Sammanfattningsvis är det viktigt med god kunskap inom lön, mer med hänsyn till erfarenhet av att utföra arbetet och ha presterat väl, än att man skall ha gjort det i ett stort antal år. Det är även viktigt med alla personlighetsaspekter för att man skall fungera väl i med sina nya kollegor och som servicegivande part mot alla personer som skall erhålla lön.

System inom lön som ofta efterfrågas

Det finns en uppsjö av olika lönesystem som används av företagen, men de största och mest förekommande systemen är Agda, Hogia, Visma och Flex. Utöver dessa fyra finner vi även bland annat Crona Lön, Kontek, SPCS, Aditro & BL Administration. Varje system syftar givetvis till samma ändamål, men skiljer sig åt en aning i funktionalitet och utformning beroende på typ av bolag och organisation. Att ha en varit i kontakt med flera system är mycket positivt ur den aspekten att det underlättar processen att komma in i arbetet snabbt vid start av nytt uppdrag, därefter söker vi alltid efter systemkompetens vid tillsättning av nya konsulter.

Branscherfarenhet med särskilda aspekter på lön

Branscherfarenhet är ibland en hänsyn även om lön i grunden är en snarlik process i olika branscher. Vid en konsulttillsättning med snabb uppstart är det dock ibland av godo att ha arbetat i samma bransch tidigare. Olika typer av branscher och organisationer innebär olika typer av löneutbetalningar. Inom bank och finans existerar exempelvis vissa typer av lönearter som inte alls finns hos ett FMCG-bolag och vice versa. Likaledes hittar vi samma tendens vid jämförelse av exempelvis vissa fastighetsbolag och försäkringsbolag. Det finns även en skillnad i kollektivavtal mellan olika branscher och det förekommer att det är positivt att ha arbetat med ett en bransch av den anledningen.

Det finns i viss mån en kulturell skillnad mellan olika branscher, vilket får en betydelse i kommunikationen med de anställda. Att ha en specifik branscherfarenhet kan därför vara till fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer. En förståelse och erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att hantera och undvika situationer som kan uppstå.

Löneassistenter i Stockholm

Vi arbetar i huvudsak med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att erbjuda tillgängliga lönekonsulter, men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Göteborg och Malmö samt städer som Västerås och Borås. Vårt breda nätverk av lönekonsulter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

Pris för interim löneassistent

Prisbilden vad gäller lönekonsulter beror givetvis på önskemål i form av grad av kompetens och erfarenhet samt grad av ansvar, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer och därmed något upptrissad prisnivå på samtliga typer av lönekonsulter, oavsett erfarenhetsnivå. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det i mycket stor utsträckning beror på vad för specifik typ av konsultprofil som önskas. Faktorer som utbildningsbakgrund, branscherfarenheter, systemkompetens samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta. Vi har mycket god statistik för ett större antal tillsättningar och bollar gärna detta vid förfrågan från kunder och kandidater.

Rekryteringsbolag som arbetar med tillsättning av konsulter inom löneadministration

Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättning av interima löneassistenter och det råder en god konkurrens med ett flertal duktiga rekryteringsfirmor med samma inriktning på lönekonsulter. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Wise, som länge varit den ledande rekryteringsbyrån inom lön. Även större rekryteringsbolag såsom Michael Page och Academic Work gör flera tillsättningar inom detta område och lägg därtill ytterligare någon nischad headhunter inom ekonomi som har växt mycket inom löneområdet på interimssidan, så är det enkelt att konstatera att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga lönekonsulter och att den fina konkurrenssituationen får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.

Vindex outsourcad lönehantering

Vindex har för bolag mellan 5-150 anställda ett service center på Gotland med outsourcad lönehantering. Som ett alternativ till egen lönehantering erbjuder vi denna tjänst för mindre bolag som inte har egen specialiserad lönepersonal på heltid.
 
KONTAKT