Interim Lönechef / Payroll Manager (konsult) 

Tillsättningar av Lönechefer är ett av Vindex absoluta huvudområden. Vi intervjuar varje dag Lönechefer på befintliga uppdrag och på fasta jobb med särskilt fokus på de som är intresserade av att byta arbetsplats inom en snar framtid. Vi försöker förstå vilka delar av löneprocessen som man har arbetat med och på vilket djup och vi loggar vilka system man har erfarenhet av och hur mycket. I tillägg till detta försöker vi förstå personerna som vi träffar och var de passar bäst in. Engagemang, driv och en positiv inställning är exempel på egenskaper som vi alltid söker. Goda ledaregenskaper är något vi också värderar högt – i rollen som Lönechef handlar arbetet i mångt och mycket om att kunna leda medarbetarna och ge dem rätt förutsättningar att prestera så pass bra resultat som möjligt.

Tillsättningar av Lönechefer är ett av Vindex absoluta huvudområden. Vi intervjuar varje dag Lönechefer på befintliga uppdrag och på fasta jobb med särskilt fokus på de som är intresserade av att byta arbetsplats inom en snar framtid. Vi försöker förstå vilka delar av löneprocessen som man har arbetat med och på vilket djup och vi loggar vilka system man har erfarenhet av och hur mycket. I tillägg till detta försöker vi förstå personerna som vi träffar och var de passar bäst in. Engagemang, driv och en positiv inställning är exempel på egenskaper som vi alltid söker. Goda ledaregenskaper är något vi också värderar högt – i rollen som Lönechef handlar arbetet i mångt och mycket om att kunna leda medarbetarna och ge dem rätt förutsättningar att prestera så pass bra resultat som möjligt.

    Lönefunktionen är en hygienfaktor i varje organisation i den mening att eventuella felaktigheter i samband med utbetalningar skapar en stor negativ reaktion hos de drabbade medarbetarna, medan en korrekt utbetalning inte skapar någon reaktion överhuvudtaget. Om medarbetarna inte får sin lön utbetald korrekt eller om utbetalning uteblir blir påverkan snabbt mycket omfattande. Ett sådant missnöje vill alla organisationer proaktivt undvika genom att alltid ha en fullt fungerande lönefunktion som ser till att löner betalas ut korrekt. Att ha kompetenta och duktiga Löneadministratörer är med andra ord en mycket viktig faktor och en duktig Lönechef har förmågan att få dessa personer att prestera på toppen av sin förmåga.

    Hör gärna av dig till oss om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars gärna mer längre ner.

    Ibland hamnar man i situationer där behovet av en snabb resurslösning på ett tillfälligt behov uppstår. Det kan finnas flera anledningar till att ett tillfälligt behov uppstår – det kan dels uppstå ett behov till följd av en mammaledighet alternativt en pappaledighet där Lönechefen ska vara borta under en tidsbestämd period eller en sjukskriving som gör att Lönechefen är borta under en bestämd eller obestämd tid framöver och behöver ersättas på kort sikt.

    Andra typer av scenarion kan vara att det behövs en interim resurslösning som kan stötta kortsiktigt när ordinarie Lönechefen säger upp sig och arbetet med att rekrytera in en ny person långsiktigt tar en viss tid.

    I samtliga dessa fall kan Vindex tillhandahålla kompetenta och erfarna Lönechefer som på kort notis kan hoppa in och stötta verksamheten och se till att lönefunktionens arbete kan fortsätta och att lönerna betalas ut i vanlig ordning, trots omständigheterna med resurstapp. Genom vårt dagliga arbeta att intervjua och kvalitetssäkra chefspersoner verksamma inom lön kan vi se till att lösa det temporära behovet som uppstått.

    Vi är väl medvetna om att behovet kan uppstå med mycket kort varsel och vi arbetar därför proaktivt så att vi snabbt kan hjälpa er att lösa detta resursbehov. Vi kan även erbjuda Lönechefer med spetskompetens, med erfarenhet av exempelvis expats för organisationer med starka internationella inslag eller systemimplementation för en organisation som står inför byte av system. Med andra ord kan vi presentera konsultprofiler utifrån ett kundskräddarsytt behov.

    I rollen som Löneadministratör är huvuduppgiften att se till att samtliga bolagets anställda får sina löner utbetalda. Detta innebär ett arbete med att administrera och arbeta med processen som ligger till grund att utbetalningar sker korrekt på kontinuerlig basis. I rollen som Lönechef är arbetet inte lika mycket hands on, utan man innehar en mer personalledande roll, i vilken man har ansvar att funktionen hanterar sitt ansvar med löneutbetalningarna. Arbetsuppgifterna är därför av mer strategisk karaktär, även om den innehåller inslag av typiska arbetsuppgifter såsom arbete med löpande lönehantering, redovisning av skatter, avgifter och statistik, hantering av försäkringar, sjukfrånvaro och bonushantering. Likaledes hanterar man också administration gällande pensioner, friskvård och traktamente, men också utläggshantering och semesterfrågor. Ofta är man administratör för löne- och tidsrapporteringssystem och agerar löpande kontaktyta gentemot de anställda i frågor som rör all lönehantering. Dessutom innefattas kontakt och rapportering till externa parter såsom myndigheter.

    Lönefunktionens utformning

    Vanligtvis ligger lönefunktionen under HR, vilket ofta innebär tillkommande arbetsuppgifter av HR-karaktär. Förutom rent lönemässiga frågor är det därför vanligt förekommande med uppgifter såsom rapportering av statistik och administration av arbetsgivarintyg, men också att agera support i frågor som rör HR och lön. Även om lönefunktionen ligger under HR är dock samarbetet och kommunikationen med ekonomiavdelning ofta mycket nära och tät.

    Uppkomsten av en Lönechef kräver att funktionen består utav minst två stycken Löneadministratörer, vilka rapporterar till Lönechefen.

    Bolagsstorlek

    Lönechefer hittar vi egentligen bara i större bolag, där det arbetar Löneadministratörer i plural. I dessa fall arbetar ofta tillsammans Löneadministratörerna i team, eftersom arbetsbelastningen blir alltför för tung för en ensam person att bära. Även i dessa fall kan dock rollen se snarlik ut i jämförelse med förgående nämnda exempel – arbetsfördelningen inom teamet kan vara att man jämnt fördelar ut samtliga bolagets löner på teamets medlemmar och även här innehar ett helhetsansvar för hela löneprocessen för ett ex antal löner. I de allra största bolagen är det dock mer vanligt förekommande att man strukturerar upp löneprocessen i ett antal delprocesser, där varje Löneadministratör specialiserar sig inom en viss nisch av löneprocessen och enbart arbetar med denna. Arbetet blir därför mer boxat i relation till en roll där man exempelvis är ensamt ansvarig för alla löner på ett litet bolag.

    Gemensamt för samtliga olika upplägg är dock att Lönechefen innehar det övergripande och yttersta ansvaret för att löneteamet betalar ut lönerna korrekt och i tid. Graden av operativt kontra strategiskt arbete varierar på en glidande skala, men i regel är tonvikten på det strategiska.

    Egenskaper och kompetens

    Egenskaper som är vitala för en duktig Löneadministratör är att man är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Vidare har man en hög integritet, en god känsla för service och är flexibel och prestigelös i sitt sätt att agera. Vi tycker också det är viktigt att man som lönekonsult har andra kvaliteter förutom själva administrationen. Även kritiskt tänkande och handlingskraftighet är viktigt i vårt urval av rätt konsulter.

    Ett annat viktigt perspektiv är flexibilitet. Vi vet att behovet av en konsult kan uppstå plötsligt och att behovet kan variera under perioder. Våra lönekonsulter är därför mycket förändringsbenägna och gillar att vara i miljöer där det händer saker. För oss är det självklart att konsulten har en gedigen erfarenhet av att arbeta med lön. Det är inte bara antalet år som vi lägger stor vikt vid, utan även personlighet och tidigare prestationer. Våra konsulter är mycket självgående och kan snabbt sätta sig in i nya organisationer, samtidigt som de besitter spetskompetens inom lön och system.

    Detta ovan beskrivna egenskaper och kompetens är givna även för en Lönechef, men i tillägg till dessa hittar vi även andra fundamentala bitar:

    Goda ledaregenskaper: I rollen som Lönechef handlar arbetet i mångt och mycket om att kunna leda medarbetarna och ge dem rätt förutsättningar att prestera så pass bra resultat som möjligt. I detta handlar det mycket om att tillgodose de olika behov som finns hos medarbetarna. För detta krävs en god känsla för att läsa av människor och att inneha en stor empatisk förmåga.

    Strategiskt arbete: I regel ligger arbetsuppgifterna på en mer strategisk nivå och detta medför krav på att dels erfarenhet av sådant typ av arbete sedan tidigare, men också en förmåga att kunna delegera operativa uppgifter.

    System inom lön som ofta efterfrågas

    Det finns en uppsjö av olika lönesystem som används av företagen, men de största och mest förekommande systemen är Agda, Hogia, Visma och Flex. Utöver dessa fyra finner vi även bland annat Crona Lön, Kontek, SPCS, Aditro & BL Administration. Varje system syftar givetvis till samma ändamål, men skiljer sig åt en aning i funktionalitet och utformning beroende på typ av bolag och organisation. Att ha en bred systemerfarenhet och en vana av att ha arbetat i flera av dessa ovan nämnda system är mycket positivt ur den aspekten att det underlättar processen att komma in i arbetet snabbt vid start av nytt uppdrag, vilket är fallet när det gäller de allra flesta av våra konsulter.

    Branscherfarenhet

    Även branscherfarenhet är en aspekt som ofta tas hänsyn till och arbetar till konsultens fördel vid start av nytt uppdrag. Olika typer av branscher och organisationer innebär olika typer av löneutbetalningar. Inom bank och finans existerar exempelvis vissa typer av lönearter som inte alls finns hos ett FMCG-bolag och vice versa. Likaledes hittar vi samma tendens vid jämförelse av exempelvis vissa fastighetsbolag och försäkringsbolag. Dessutom finns det en kulturell skillnad branscherna emellan, vilket får en betydelse i kommunikationen med de anställda. Att ha en specifik branscherfarenhet är därför till stor fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer och därför ser vi positivt på en bred sådan erfarenhet och betydelsen av att matcha rätt. En förförståelse och en erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att undvika och parera situationer som i annat fall hade kunnat leda till problem.

    Vi arbetar huvudsakligen med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att erbjuda tillgängliga Lönechefer, men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Göteborg och Malmö samt städer som Västerås och Borås. Vårt breda nätverk av lönekonsulter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

    Prisbilden vad gäller Lönechefer beror givetvis på önskemål i form av grad av kompetens och erfarenhet samt grad av ansvar, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer och därmed något upptrissad prisnivå på samtliga typer av lönekonsulter, framför allt gällande de personer erfarenhet av personalansvar. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det i mycket stor utsträckning beror på vad för specifik typ av konsultprofil som önskas. Faktorer som utbildningsbakgrund, branscherfarenheter, systemkompetens samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta.

    Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättning av Lönechefer och det råder en god konkurrens med våra duktiga konkurrerande rekryteringsfirmor med samma inriktning på lönekonsulter. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Wise, som länge varit den ledande rekryteringsbyrån inom lön. Även större rekryteringsbolag såsom Michael Page och Academic Work är starka inom detta område och lägg därtill ytterligare ett par nischade headhunters inom ekonomi som har växt mycket inom löneområdet på interimssidan, så är det enkelt att konstatera att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga chefer inom lön och att den fina konkurrenssituationen får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.