Rekrytering Lönechef / Payroll Manager

Vindex goda resultat senaste åren av att hjälpa våra kunder med personalbehov inom lönefunktionen har i kombination med en grundad förförståelse när det gäller att matcha rätt och hitta långsiktiga fungerande lösningar har visat sig vara ett framgångsrecept. Vi vill också framåt fortsätta vara en lika god partner för våra kunder och jobbar hårt för att bibehålla vår position som en av de ledande aktörerna vid rekrytering av chefer inom löneadministation.

Hör gärna av dig till oss om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars gärna mer längre ner.

Ett rekryteringsbehov kan uppstå av flertalet olika anledningar. Exempelvis kan ett bolag befinna sig i en tillväxtfas och behöver därmed fler anställda eller att någon går i pension. Vi ser dessutom en trend i att allt fler byter jobb i högre utsträckning och marknaden är mycket mer rörlig än vad den var tidigare. Att folk rör på sig oftare medför att organisationer tvingas lägga ner tid och resurser på rekryteringsprocesser med jämna mellanrum och kanske finns inte kompetensen inom bolaget vilket kan resultera i en felaktig rekrytering. Då kan man dessutom behöva göra om rekryteringsprocessen på sikt. Att istället ta extern hjälp av experter inom området kan spara både tid och pengar och det är där Vindex kommer in. Vår gedigna erfarenhet och specialisering inom löneadministration har hjälpt många kunder med flertalet träffsäkra rekryteringar.

När det kommer till våra rekryteringsprocesser tittar vi på många viktiga aspekter, både rätt kompetens men även att kandidaten passar in personlighetsmässigt. Det som skiljer en rekryteringsprocess från en konsulttillsättning är att vi utgår från kundens önskemål och arbetsplats och screenar därefter fram kandidater som passar både kompetens- och personlighetsmässigt. I slutprocessen ingår en bakgrundskontroll på respektive slutkandidat.

Alla typer av behov, även långsiktiga, kan uppstå med väldigt kort varsel. För att kunna möta det, krävs att vi hela tiden arbetar proaktivt när det kommer till att intervjua kandidater. På så sätt kan vi snabbt presentera flera passande kandidater direkt när ett rekryteringsbehov uppstår och oavsett om kunden kan vänta på uppsägningstid eller inte så kommer vi kunna leverera. Om en kund har ett långvarigt behov med start omgående erbjuder vi något som kallas hyrrekrytering. Det är ett mycket uppskattat koncept av båda parter då kund och kandidat får testa på att arbeta med varandra under en viss period och därefter fatta ett gemensamt beslut huruvida kandidaten ska gå över i en fast anställning. Rent praktiskt brukar vi säga att provanställningen ligger hos Vindex.

I arbetet med lön ligger huvudansvaret i att alla anställda i bolaget ska få sina löner utbetalda. Löneadministratörerna arbetar operativt med att uppnå detta mål och administrerar löneprocessen så att korrekta utbetalningar sker kontinuerligt. Som lönechef är arbetet mindre operativt och den främsta uppgiften är personalledning vilket i sin tur innebär att man är ytterst ansvarig för att lönerna utbetalas i tid. Det är därför en mer strategisk roll även om lönechefen ibland får stötta med det löpande lönearbetet, skatteredovisning, statistik och avgifter, försäkringshantering, bonusberäkning och sjukfrånvaro. Dessutom ingår administration av pensioner, traktamente och friskvård såväl som semesterfrågor och utläggshantering. Löneavdelningen ansvarar för att svara på frågor från de anställda gällande all lönehantering och administrerar aktuellt löne- och tidsrapporteringssystem. Det ingår även rapportering till olika externa parter, exempelvis myndigheter.

Lönefunktionens utformning och bolagsstorlek

Ofta tillhör löneavdelningen HR-funktionen, vilket medför att det ingår arbetsuppgifter HR-relaterade arbetsuppgifter. Det kan innebära att förutom specifikt lönemässiga uppgifter kan det förekomma exempelvis administration av arbetsgivarintyg, statistik och rapportering men också att vara en kontaktperson för anställda gällande HR- och lönefrågor. Även de i situationer då löneavdelningen ligger under HR är kommunikationen och samarbetet med ekonomifunktionen mycket tät och nära.

För att en organisation ska vara i behov av en lönechef måste lönefunktionen bestå av minst två löneadministratörer som i sin tur rapporterar till lönechefen. Detta innebär att lönechefer nästan bara finns i större bolag där det arbetar flera löneadministratörer. På sådana bolag arbetar löneadministratörerna ofta i team för att fördela arbetsbördan. Hur man väljer att dela upp arbetet varierar och antingen fördelas samtliga av bolagets löner jämnt bland löneadministratörerna och alla har ett helhetsansvar för lönehanteringen ax till limpa för just sina löner. Är det ett mycket stort bolag brukar man däremot dela upp lönehanteringen i delprocesser där varje löneadministratör är specialiserad i en specifik del och ansvarar för enbart denna. Arbetet blir på så vis mer uppdelat i jämförelse med ett mindre bolag där det endast sitter en person och sköter hela löneprocessen själv. Det som alla bolag har gemensamt är att ansvaret för att alla löner betalas ut i tid på ett korrekt sätt ligger på lönechefen. Det ingår både strategiskt och operativt arbete i rollen men fokus ligger främst på det strategiska.

Egenskaper och kompetens

De egenskaper vi tar i beaktning när det kommer till löneadministratörer är noggrannhet, struktur och ansvarstagande. Även att ha en hög integritet, att vara serviceminded och ha en flexibel och prestigelös inställning är viktiga aspekter. Det är inte bara administrationen som är viktig utan vi letar efter personer som också har kvaliteter som handlingskraft och kritiskt tänkande.

Något som väger tungt är flexibilitet. Lönearbetet kan se väldigt olika ut i olika verksamheter och det är därför viktigt att man som löneadministratör kan anpassa sig till nya uppgifter och en ny arbetsplats. Man behöver också vara förändringsbenägen för att vara delaktig i att effektivisera processer och rutiner. När vi ska tillsätta en person inom löneavdelningen är det en självklarhet den har en gedigen erfarenhet av lönearbete. Dessutom har tidigare prestationer en påverkan så väl som personlighet. Det är även viktigt att man är självgående och kan sätta sig in i nya verksamheter samtidigt som att man har goda kompetenser inom lön och system.

De egenskaper som beskrivs ovan är något vi också tittar på när det kommer till en lönechef . Utöver det ser vi även att följande fundamentala delar ska finnas:

Goda ledaregenskaper: En lönechef ska kunna leda löneavdelningens medarbetare och ge rätt förutsättningar att kunna prestera så pass bra att de kan uppnå bästa möjliga resultat. Det inkluderar att upptäcka och tillgodose medarbetarnas olika behov. Som lönechef krävs det då att du har en stark empati samt en förmåga att kunna läsa av människor.

Strategiskt arbete: En lönechef har en mer strategisk roll vilket medför att du tidigare behöver ha arbetat med strategiska frågor tidigare samt att du kan delegera ut operativa arbetsuppgifter.

Lönesystem som ofta efterfrågas

Det finns många olika lönesystem på marknaden men de största och mest använda är Visma, Flex, Agda och Hogia. Dessutom hittar vi ofta Kontek, Crona Lön, Aditro, BL Administration och SPCS. Användningsområdet är ju detsamma för samtliga lönesystem men det som skiljer dem åt är utformning och funktionalitet vilket beror på organisationen. Det anses mycket positivt att att ha en bred erfarenhet av flera olika system eftersom det underlättar att snabbt komma in i arbetet vid en ny tjänst.

Branscherfarenhet

En annan aspekt vi tar hänsyn till är branscherfarenhet och det är en fördel för kandidaten när den startar ett nytt jobb. Olika branscher och typ av verksamhet innebär varierande typer av löneutbetalningar. Exempelvis existerar det specifika lönearter inom bank och finans som inte alls förekommer hos FMCG-bolag och tvärtom. Jämför man försäkringsbolag och fastighetsbolag hittar vi liknande tendenser där. Varje bransch präglas också av vissa kulturella drag och det har givetvis en kommunikativ betydelse för de olika bolagen. Därför är det till kandidatens fördel att ha erfarenhet av den specifika branschen, att kunna förstå kommunikationen och därmed hantera vissa situationer. Det kommer också att underlätta i det vardagliga arbetet och undvika problem som annars kunnat uppstå.

När det kommer till att rekrytera lönechefer arbetar vi främst inom Stockholm men även Södertälje och Uppsala. Då och då gör vi även tillsättningar i andra större städer så som Göteborg och Malmö men vårt breda lönechefsnätverk är som starkast i Stockholm. Vi är dock öppna för förfrågningar i hela landet och bollar gärna med kunder angående geografin.

Hur prisbilden ser hur för lönechefer beror självklart på flera faktorer, exempelvis erfarenhet, grad av ansvar och kompetens. Generellt sett ser vi dock att kombinationen av ett relativt lågt utbud och en hög efterfrågan har trissat upp prisnivåerna något. Det gäller samtliga typer av löneadministratörer men framför allt de med erfarenhet av personalansvar. Att prata siffror när det gäller en specifik prisnivå är svårt då det är många faktorer som spelar in. Det kan vara allt ifrån utbildning, systemkompetens, grad av ansvar, kompetens och branscherfarenhet som avgör priset i slutändan.

En av anledningarna till varför vi är tvungna att jobba så pass hårt för att bibehålla hög kvalitet på vårt arbete är den starka konkurrensen på marknaden. Det finns flera aktörer som arbetar med att tillsätta lönechefer och därför gäller det att vara proaktiv. Vårt mål är att intervjua alla lönechefer i Stockholm vilket gör att när det väl dyker upp ett behov har vi en god överblick över vilka kandidater som kan passa beroende på erfarenhet, lönenivå och karaktär. Eftersom vi specialiserat oss på tillsättningar av lönechefer har vi fått en starkt och detaljerad förståelse för hur rollen är utformad, något som gör oss framgångsrika vid rekryteringsprocessen.