HUR VI ARBETAR

Vindex stöder och guidar kunden genom hela processen från design till färdigt system. Vi preciserar de frågeställningar och vägval som måste göras och föreslår möjliga lösningar med stöd i våra erfarenheter från tidigare projekt.

Vår kombinerade kompetens inom ekonomi och IT ger er ett analysstöd som passar era behov.

Design

Oavsett om vi arbetar med att utveckla ett nytt system eller med ett befintligt system är design arbetet avgörande för projektets framgång. Vindex starkaste bidrag är att vi hjälper företaget ange villkor och önskemål av företag för att utveckla en modell som fungerar i praktiken.

Design för analys och rapportering modellen görs i nära samarbete mellan Vindex och kunden. Under designprocessen säkerställer Vindex den rätta vägen framåt utifrån kundbehovet. För att systemet ska vara så effektiv och användbart som möjligt måste ett stort antal frågor besvaras.

Exempel på frågor:

Vilken information vill vi följa upp? Behöver vi göra vissa uppoffringar i detaljnivå eller dimensioner?
Hur kan vi bryta ned inkomster för att få fram försäljning utveckling idag och i framtiden?
Vilken nivå vill vi följa upp företagets kostnader?
Vem är beslutsfattarna? Måste dom ha tillgång till olika data? Hur kan vi göra samma åtskillnad i systemet?
Hur säkerhetsställer vi att balansen mellan alltför komplicerad modell och det bästa svars tiden görs på bästa sätt?
Hur kan vi länka de operativa och finansiella förvaltningen? Hur gör andra företag?
Om det finns flera överlappande strukturer att följa produkterna, vilken struktur bör vi gå med?
Hur kan vi lösa problemen med de koncerninterna balanserna?
Hur påverkar valutor vår avstämning? Hur kan vi begränsa valuta påverkan i processen?
Vilka steg måste vi ta för att göra vår data struktur så effektiv som möjligt för analys och rapportering?
Vi vill kunna hantera vår rapportering så snabbt och enkelt som möjligt – hur kan vi undvika manuellt arbete i framtiden?
Kan vi följa upp ett antal olika redovisningsprinciper (IFRS, US GAAP, etc.)?
Hur kan budgeten och prognos jämföras? Vilken detaljerad nivå vill vi se? Uppifrån och ner eller nerifrån och upp? Rullande prognos?
Vi vill vara klara med bokslutet dag 4 varje månad. Hur kan vi göra processen bättre?
Vi har ett alltför högt nyckelpersonberoende – kan vi standardisera processen för rapportering?
Till följd av många företagsuppköp har vi flera modeller för uppföljning – hur integrerar vi snabbt dessa till en gemensam modell?
Hur kan vi minska vår manuella hantering av beräkningar och avstämningar som leder till alltför mycket arbete för våra anställda?

Implementering

När rapporteringsmodellens och systemets design är klar implementerar Vindex modellen i system som kunden valt att använda sig av.

Vindex implementerar modellen i databasen, sätter upp import av information från befintliga system, definierar beräkningar av datamängden som behöver genomföras för att tillgodose verksamhetsstyrningen och skapar de rapporter som behövs. Användare och säkerhet läggs även upp i systemet.

Testning

Innan systemet tas i drift genomförs omfattande testning. I ett första steg testas att informationen som laddats stämmer exakt med information som tas ut i rapporter. Samtliga beräkningar eller förändringar av datamängder som görs skall ge resultat såsom planerat, rapporter skall fungera och uppdateringar skall enkelt kunna genomföras. Att testa om styrmodellen ger planerad effekt och om allokering av gemensamma kostnader är väl genomtänkt är svårare, men vi vill gärna säkerställa att detta testas med eftertänksamhet och att modellen som skall ge god verksamhetsstyrning fungerar.

Det är svårt för en organisation att på förhand precisera samtliga krav när arbetet sker helt konceptuellt. Förändring av design tillåts därför under såväl implementering som testning. Beslut om eventuella förändringar av design sker i nära samråd med kunden då det ofta är ett avvägande mellan arbetsinsats och kvalitet på rapporteringsmodellen.

Förvaltning

Målet för Vindex är att skapa lösningar som kunden kan underhålla utan behov av ytterligare konsultstöd. En förvaltningsorganisation bör därför i så hög grad som möjligt delta under design, implementering och testning. Detta är avgörande för att fullständigt tillgodogöra sig kunskap kring system och rapporteringsmodell.

Dokumentation skapas löpande framförallt under analys och design, men det är mycket svårt för en tilltänkt förvaltningsorganisation att ta till sig alla aspekter ur ett skrivet dokument.